Электронный документооборот и отчетность

Электронный документооборот (ЭДО) является необходимым инструментом для оптимизации процессов в любом бизнесе. Использование ЭДО позволяет снизить трудозатраты по обработке первичной документации в несколько раз, повысить оперативность учета и получения данных. С помощью ЭДО вы можете обмениваться практически любыми документами с вашими поставщиками и покупателями: акты, накладные, счета, договора, акты сверок.

Кроме этого, с 2021 года любое предприятие независимо от критериев бизнеса (малое, среднее или крупное) должно сдавать отчетность в электронном виде.

Начнем с того, что все входящие документы от контрагентов для вас будут бесплатными. Для этого ничего не нужно покупать, нужно только иметь КЭП – квалифицированную электронную подпись, которая необходима для подписания документов и является официальным подтверждением Вашей подписи. Для внутреннего документооборота ЭЦП можно не использовать.

Независимо от того, в какой системе работает ваш поставщик, можно настроить роуминг и получать документы в другой системе (где то он платный, где то бесплатный).

Вы платите за исходящие пакеты документов, и цена варьируется от объёма. Обычно минимальный объем - 100 пакетов.

Для того чтобы понять и решить какую систему использовать в качестве ЭДО нужно остановиться на ключевых моментах:

  • интеграция с 1С - возможность гибкой настройки для загрузки и выгрузки данных в 1C (в описании всегда легко и доступно, по факту все зависит от ситуации); интеграция может быть платной (настройка модуля обмена), а может быть бесплатной;
  • возможность согласования документа по фактическому поступлению товара (с автоматическим формированием акта разногласий на недостающий товар);
  • настройка маршрутизации согласования документа (возможность гибкой настройки для автоматического движения и отслеживания документа в процессе согласования);
  • возможность организации внутреннего документооборота;
  • техническая поддержка продукта.

В зависимости от того, какие задачи вы планируете решать с помощью ЭДО может быть несколько вариантов выбора той или иной системы электронного документооборота. На текущий момент существуют две наиболее проработанные системы - это Диадок и СБИС. В обеих системах предусмотрена возможность настройки маршрутизации и распределения документооборота в разрезе подразделений (отделов).

Отправьте заявку и мы поможем настроить ЭДО и дадим необходимые рекомендации по его использованию.